El tiempo es un recurso que discurre paralelo frente a todo tipo de recursos que se involucran en nuestro quehacer diario. En el trabajo por ejemplo, el tiempo fluye en muchos sentidos, a veces como una matriz de múltiples entradas. El tiempo del proveedor, del cliente, del vencimiento, de la normativa, de los diversos intereses en juego sobre una operación... ¡El tiempo se manifiesta constantemente!
Mucho se dice, que la correcta gestión de procesos, no sólo se da, cuando conocemos el flujo de acciones u operaciones, sino por supuesto, cuando analizamos la duración de cada actividad o las actividades que dependen de otras actividades. La matemática vinculada al control de las operaciones nos ha donado muchos atajos para realizar esos hallazgos (Investigación de Operaciones).
Para volver al tema: El pequeño problema que tenemos sobre el "recurso tiempo" es que para "colmo de males" ni siquiera podemos controlar su transcurrir, sólo podemos medirlo, analizarlo detenido (luego de ocurrido) usarlo, disfrutarlo y claro está, tomarlo en cuenta o considerarlo como flanco, limitante o frontera de gestión.
Entonces, cuando hablamos de Gestión del tiempo, en realidad hablamos de cómo nos relacionamos con ese recurso incontrolable, además de lo indicado, como nos relacionamos como "medidores?" o "controladores de nuestras actividades en relación con el tiempo". Percibimos que el tiempo es la actividad y en realidad sólo existe una vinculación de medida. Pues la "acción como tal" es la que por definición del proceso interesa analizar, y a su vez, ésta como se ubica en ese transcurrir.
Usualmente, para ser aún más claro, a esa vinculación le llamamos "Cronograma", "Plan", "Flujograma" o inclusive "Línea de tiempo" (y de un sin fin de formas más) de modo que ejecutando el cronograma de acciones, el checklist, el plan de trabajo, etc., podemos lograr una Gestión adecuada del tiempo, siempre y cuando la herramienta que identifica las acciones, las acciones en sí mismas y la persona que las lleva a cabo estén dotadas de una adecuada sincronización. De otro modo, lo mejor sería enfocarse en gestionar las acciones pues es mucho más preciso y además, profesional.
Sincronizar significa que todos los demás recursos, incluyendo la definición, el planeamiento, y el propio capital humano, están alineados, en una condición de tiempo presente, y no están en el pasado ni el futuro, sino en el HOY. Esa sincronización genera las cuotas de oportunidad para saltar de un punto a otro en la intención de gestionar el tiempo y las acciones por supuesto.
Ese salto puede significar una mejora si la sincronización es completa cuando los elementos que ayudan o que toman la decisión (personas, procesos u otros elementos) comienzan a interactuar: Ejemplo claro y conocido: Las reuniones de Gerencia. Típico caso donde si los que asisten no tienen las cosas claras, nada avanza y se pierde harto tiempo. ¿Verdad?
Y como hablamos de un ser humano con información, finalmente, la idea es colocar la información en el lugar preciso para poder utilizarla en el tiempo correcto. Pues en la mayoría de las veces, es esa ausencia de información (cuya forma común es la de un reporte, testimonio, documento o pieza multimedia) la que genera avances riesgosos, y retrocesos complicados, cuando se da.
Gestión alude a la toma de decisiones sobre la base del planeamiento, el riesgo y los recursos. Y tomar decisiones relacionadas con la acción y el tiempo, es algo que va a influir en los resultados tanto de las acciones, como del plazo considerado para ellas. ¡A tomar nota!
Éxitos!
Sergio Gonzalez
Director Overflow
http://www.overflow.pe
LINKS ÚTILES:
MODELOS MATEMÁTICOS usados por la Investigación de Operaciones
http://mate.dm.uba.ar/~gduran/docs/charlas/junaeb_willy_8.pdf
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